BIM Kemi - Dokumenthantering

Rejäl effektivisering av företagets dokumenthantering tack vare ett smart ledningssystem

Bim Kemi Dokumenthantering 2

Sparar åtskilliga timmar i månaden! 

”I en verksamhet med mycket laboratoriearbete blir det många dokument med olika metodbeskrivningar. Administrationen av dessa har tidigare varit omfattande. Men med vårt nya och smarta ledningssystem, som består av dokumenthantering i SharePoint och visualisering i FlowChart, har vi effektiviserat vår dokumenthantering med åtskilliga timmar i månaden.

Karin Dahlberg, Kvalitets- och säkerhetschef vid BIM Kemi

Bim Kemi Dokumenthantering 3

Utmaningar

Det framgångsrika företaget BIM Kemis svenska verksamhet kände att man behövde effektivisera sin dokumenthantering på ett smart sätt. Det nuvarande systemet var svårarbetat och det var bland annat svårt att få en överblick och hitta rätt dokument. Systemet skulle dessutom snart nå End of life för support och vidareutveckling. 

Detta faktum gjorde att frågan sattes på sin spets för ett företag som vill ligga i framkant och som behöver en riktigt bra kvalitetssäkring och med 100% spårbarhet bakåt för sina dokument. Inte minst för att uppfylla krav enligt ISO 9001:2015. 

Man ville hitta ett modernt och flexibelt system som personalen skulle kunna ta till sig på ett okomplicerat sätt. Och som skulle vara enkelt att använda för olika roller. I klartext sökte man helt enkelt efter ett processbaserat ledningssystem med fokus på enkelhet och användarvänlighet. 

Lösningen

Företaget skapade en gedigen och skarp kravspecifikation. Man sparade inte på krutet av dess innehåll. BIM Kemi gick på djupet och genomförde en stor utvärdering av tänkbara system som man hoppades på skulle kunna lyfta sin dokumenthantering till en riktigt hög nivå. Detta för ca totalt 60 användare, varav ca 25 är dokumentägare och 10 som har rollen som godkännande personer, oftast avdelningschefer. 

Man tittade inledningsvis på totalt 10 olika leverantörer med lika många lösningar och trattade slutligen ned detta till totalt två finalister. Båda dessa byggde sina lösningar på SharePoint vilket var smart med tanke på kopplingen till Microsoft 365. Ett önskemål var att den slutlige leverantören även skulle kunna presentera en attraktiv lösning för ett nytt Intranät.  

Bim Kemi Dokumenthantering 1

Valet föll slutligen på INVID och lösningen FlowChart Ledningssystem, som sedermera även har implementerats i företags finska verksamhet. 

Det handlar om en webbaserad lösning som finns tillgänglig var du än befinner dig. Ledningssystemet innehåller bland annat versions- och godkännandehantering, och publicering kan antingen ske på egen fil/webbserver, eller i kombination med SharePoint. 

Vi talar om ett klickbart system som är lätt att designa, utveckla, visualisera och förnya processerna i. Detta resulterar i att du och dina kollegor verkligen får tillgång till relevant information för att kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett optimalt sätt. 

Enligt företagets upphandlare svarade lösningen till 100 % mot den aktuella kravspecifikationen. Ett plus var att leverantören verkligen kunde visa hur företagets lösning skulle kunna se ut i detalj. Samt, att man hade kompetens att leverera ett Intranät med samma kvalitet. 

Bim Kemi Dokumenthantering 5

Effekten

BIM Kemis Kvalitets- och säkerhetschef, Karin Dahlberg, hade huvudansvaret för den aktuella upphandlingen. Hon är även huvudadministratör av systemet.

Karin säger sig vara mycket nöjd med effekten. Hon tycker bland annat att det är enkelt att administrera och utveckla ledningssystemet. Tack vare funktionen FlowChart anser hon att det är mycket smidigt att uppdatera processkartor och organisationsscheman m.m.

Karin har intervjuat företagets labbpersonal, medarbetare som använder systemet mycket. Även de upplever många fördelar jämfört det föregående systemet, exempelvis följande; 

  • Effektivare godkännandeflöden (färre steg, färre roller involverade)
  • Påminnelser går direkt till rätt person
  • Säker på att alltid rätt version är den som är publicerad
  • Versionshistoriken, plus att man ser kommentarer till genomförda uppdateringar
  • Kraftfullare sökfunktion 

Kommentar

BIM Kemis Kvalitets- och säkerhetschef väljer att sammanfatta sina intryck på följande sätt; 

I en verksamhet med mycket laboratoriearbete blir det många dokument med olika metodbeskrivningar. Administrationen av dessa har tidigare varit omfattande. Men med vårt nya ledningssystem, som består av dokumenthantering i SharePoint och visualisering i FlowChart, har vi effektiviserat vår dokumenthantering med åtskilliga timmar i månaden. 

Både skapande, redigering och sökning av dokument går lättare. Dessutom har vi fått en bättre kvalitetssäkring genom att vi alltid vet att rätt version är godkänd och publicerad samt att vi har 100% spårbarhet bakåt.  

Den kompletterande funktionen FlowChart möjliggör att visualisera vårt ledningssystem via processer och organisationsscheman och underlättar sökningen av dokument ytterligare genom klickbara bilder, med länk till aktuellt dokument.  

Integrationen mellan FlowChart och SharePoint möjliggör smidiga uppdateringar och även här sparar vi mycket tid. Vi är helt enkelt mycket nöjda med lösningen!” 

Bim Kemi Dokumenthantering 4

Kort om BIM Kemi

BIM Kemi utvecklar och producerar specialkemikalier och förser massa- och pappersindustrin med funktionella koncept, teknologier och tjänster.

Familjeföretaget grundades 1973 av Peter Wållberg. Företaget har varit med på Europas Top 500-lista över snabbväxande entreprenörsföretag fyra gånger, och har ca 220 anställda.

Koncernen omsätter ca 600 MSEK.

Huvudkontoret finns i Stenkullen nära Göteborg, där även FoU-avdelning, kundservicelaboratorium och en av 5 produktionsanläggningar är belägna. BIM har lokala bolag i Sverige, Norge, Finland, England, Tyskland, Belgien, Polen, Tjeckien, Spanien, Portugal, Frankrike och Sydafrika, samt agenter och distributörer i de flesta andra massa- och papperstillverkande länder.

Till BIM Kemi
Bim Kemi 700

Kontakta oss om du önskar flera referenser från vår sida inom IT-drift!

Johan Andersson

Småland

Johan Andersson

Affärsområdeschef och verksamhetsutveckling

+46 (0)36-440 54 60

E-post

Ingvarljungberg

Göteborg

Ingvar Ljungberg

Konsultchef

+46 (0)70-845 34 04

E-post

Hans Skoglund

Stockholm

Hans Skoglund

VD och verksamhetsutveckling

+46 (0)8-506 003 15

E-post

Fler referenser

Bekymmersfri IT|

BIM Kemi - IT-drift

Smarta processer|

Forserum Safety Glass - Produktionsuppföljning

Smarta processer|

BUBS Godis - Beslutsstöd

Smarta processer|

Elektro Elco - Affärssystem med adressvalidering

Smarta processer|

Corroventa Avfuktning - Gemensamt affärssystem

Vill du veta mer om vad vi gör och vad som är på gång?

Skriv upp dig här, så får du ta del av nyheter, tips och trix och inbjudningar.